情報共有で作業時間を短縮|文書管理ソフトでオフィス内の無駄なスペースを削減できる!

情報共有で作業時間を短縮

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煩雑化する業務とはどのようなものか

煩雑な業務とは、机の上に請求書や提案書などが混在し、何から手を付ければ良いのかわからないような状態のことです。また、誰が何をすべきなのかも明確になって折らず、社員一人ひとりがマルチプレーヤーとなり、一人で全ての処理を行っている状態ともいえます。

どうすれば業務の煩雑化を防げるのか

業務の煩雑化を防ぐためには業務フローを明確化し、役割分担を行うことです。書類を作ったり送付したりする順番を明確にすることで仕事がスムーズに進むようになります。また、役割分担を行うことで、仕事を専門化し一人ひとりの作業時間が早くなります。

業務の煩雑化を防ぐには社員の心がけも大切

業務をスムーズに進めるためには、無駄な作業を徹底的に省くことが大切です。無駄な時間が省ければ空き時間で他の仕事を終わらせることもできます。なお、業務の見える化を心がけると、おのずと業務の中の無駄な作業が見えてきます。

ソフトを活用して効率アップ!

業務を効率化するには、文書管理ソフトを利用するのが得策です。伝票の入力処理から承認作業まで、メールにシステムなどとリンクすることで円滑に進めることができるようになります。パソコンを使用した業務ソフトを利用すれば、仕事の進捗率も一目瞭然にてわかります。

文書管理で業務改善した企業の口コミ

文書管理ソフト導入で業務の効率化

今までは紙文書を整理したり管理するのに時間がかかっていましたが、文書管理ソフトを導入してから無駄な時間がなくなり業務効率がアップしています。

複数人数で一つのドキュメントを作る時に便利!

かつて、一つのドキュメントを3人で作った時に、それぞれがパソコンのローカルハードディスクに文書を持っていたため、最後の編集作業がとても大変でした。そこで文書管理ソフトを導入しました。そうすると、文書自体は一つで、それを3人で共有することが可能で、ソフトの機能により編集は同時期に一人しかできないようになっていたため、文書のバージョンが混乱することも無くスムーズに作業が行えました。

文書管理ソフトでセキュリティを強化

紙での書類の保管はページが書き換えられてしまう可能性があります。 しかし、文書管理ソフトでは、そのファイルがいつ、誰が更新したのか記録に残ります。 更に、特定の人のみ編集・閲覧できる様にアクセス権を設定することで、機密情報などの流失の心配がなくなりました。

文書管理ソフトを利用して本当に良かった

私は小さな町工場で経理の仕事をしているのですが、事務作業が大変で帰宅するのが夜中過ぎになってしまうことが殆どでした。 何とかこの状況を打開したいと思い社長と相談した結果文書管理ソフトを導入することにしたのですが、このソフトを導入したおかげで作業効率が大幅に上昇しました。 中には本当に大丈夫何だろうかと不安に感じている人もいると思いますが、何か大変なことをする分けではなく分からないことがあったら会社に相談することができるので心配することは何もないです。 私の会社も文書管理ソフトを導入したおかげで助かっていることが沢山あるので、文書管理ソフトを取り入れて本当に良かったと思っています。

莫大な書類を無くすことができて事務所がすっきり

私は飲食店の店長をしています。 店舗を運営する上で毎日の売り上げ報告書や従業員のシフトなど、その量は莫大なものです。 数年分の書類を取っておかなくてはならず、置き場所にも困っていました。 そんな時にインターネットで文書管理ソフトというものを知り、さっそく使ってみました。 すると今まで置き場所に困っていた書類がすべてデータ化され、書類で埋まっていた事務所がすっきりしました。 また、データ化されているので検索機能を使って過去の書類を見たい時も簡単にできます。 一度使うともう紙での管理には戻れません。

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