自社に合ったソフト選び|文書管理ソフトでオフィス内の無駄なスペースを削減できる!

価格や機能よりも使い心地で選ぶ!自社に必要な文書管理ソフトとは?

こう選ぶ!文書管理ソフトの選び方

文書管理ソフトはいろいろなメーカーが販売していますが、どのようなものが自社に合っているのでしょうか。ポイントとしては、まずどんな文書を管理したいかという範囲を決めます。次に社内でサーバーなどハードウェアを置けるかどうかもポイントです。これは場所の問題だけでなく、管理出来る人がいるかという事です。この2点を基準にすると文書管理ソフト導入の立ち位置がはっきりしてきますので、自社にあった文書管理ソフトを選ぶことが出来ます。

自社に合ったソフト選び

雑誌とパソコン

費用は大丈夫?かかる費用を確認

文書管理ソフトを導入しようとした時に、最も大きな問題は費用です。文書管理ソフトは業務用ソフトですので、それなりの費用がかかります。またソフトそのものの費用とは別に、ハードウェアの費用、導入するための設定費用、利用者への説明教育の費用など、様々な費用がかかります。文書管理ソフトのパッケージ費用よりもその他の費用のほうが高い場合もあります。ですから、文書管理ソフトを導入したい場合には、まずは諸費用について見積もりを取ることが最初です。どんなベンダーでも見積もりは無料で取れますので、まずは気兼ねなく問い合わせてみるようにしましょう。

ケアがあると嬉しい!アフターサービスに注目

文書管理ソフトの導入業者の中には、導入作業をしたらそれで終わり、という所も結構あります。しかし、いざ使ってみると分からない事や使い方が悪くてトラブルになる事も多々あります。そんな時にマニュアルだけで解決するのはかなり難しいです。出来れば初年度だけでもアフターサービスがあると非常に安心出来ます。

最終的には自社にあったものをチョイスしよう

文書管理ソフトは高価で機能が充実していればよい、というものではありません。車にも軽自動車から高級車まであるように、文書管理ソフトも様々なランクのものがありますが、必要なのは自社で利用したい機能が必要充分に備わっているかです。高価でなくても機能的に必要充分であればそれでよいのです。

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